H280206記載
主にGoogle Apps Scriptを用いて、証拠説明書を自動化したので、今度は、主に、関数を用いてFAX送付状を（ほぼ）自動化します。試行錯誤しながら綺麗な書面を作っていき、後は、ＩＤの数字を入れれば、ほぼできる。そんなのを目指します。
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主にGoogle Apps Scriptを用いて、証拠説明書を自動化したので、今度は、主に、関数を用いてFAX送付状を（ほぼ）自動化します。試行錯誤しながら綺麗な書面を作っていき、後は、ＩＤの数字を入れれば、ほぼできる。そんなのを目指します。
1 Googleスプレッドシート関数：FAX送付状の自動化
証拠説明書が、どちらかというと、Google Apps Scriptを用いたものですが、このFAX送付状は、Googleスプレッドシート関数を用いて作ったものです。
2 コンセプト
FAX送付状は、意外と作るのが面倒です。事務に指示するにも、その指示がややこしかったりします。事務所効率のために、「ID」を入れるだけで、一気にFAX送付状を作成する。
・ 住所、FAX番号、宛名等は、住所録を利用する。
ことにして、必要な分はFAXシートのフォーム（以下「FAXフォーム」という）で作ります。
3 使用するGoogleスプレッドシート関数
3.1 使用する主な関数
3.2 Importrange関数
まいどおなじみImportrange関数です。これだけで、Googleスプレッドシートを利用する価値がある、利用価値が極めて高い関数です。Excelにはないようです（ 現在）
住所録から、主として、郵便番号、住所、FAX番号、宛名などを引っ張る、さらにFAXフォーム回答シートからデータを引っ張るのに使います。
=importrange("YourGooglesheetID","'シートの名前'!H9"）
意外と迷うのは、シートの括り方です。デフォルトフォーム回答シートの名前（「フォームの回答 1」）（これやめてほしいです）のようにスペースが入るものなどは、「'フォームの回答 1'」と書きます。 （メモとして残しました）
3.3 vlookup関数
これが本件の肝となる関数です。
vlookup関数を利用して、ID番号の数字を入力するだけで、全てを一気に作成できるようにします。
=if(vlookup($A$3,'フォームの回答 1'!$a:$o,7)="","",vlookup($A$3,'フォームの回答 1'!$a:$o,7))
ifの構文に入れ子をしているだけです。
「$A$3」（絶対参照を使い貼付けしても数字が変わらないようにしている）
この数字に対応したものを探して７番目の値が何もなければ、空白を、
そうでなければ（値があれば）、その対応した数値
を入れます。これにより、数値がない場合にエラー値が表示されなくなります。
4 事前準備
4.1 住所録統合シートのimportrange
まずは、住所録統合シートのimportrageをします。
具体的にいえば、FAXフォーム回答シートと同じスプレッドシートにもう一枚シートを追加して（ここでは「list1」）、ここに、住所録統合シートをimportrangeします。
直接できないこともないですが、ＩＤを確認したりするのに二つのスプレッドシートを行き来するのも大変です。
4.2 フォームの作成とFAXフォーム回答シート
必要な項目は、住所録に載っていない情報で、フォームで書いたほうがいい項目です。
今、私のフォーム項目では、
・「ID（住所録と同じもの)」
・「送付書類1」
・「送付書類1」の「枚数」
・同2,その枚数
・同3、その枚数
・「詳細」（説明する部分です）
ぐらいが入っています。
なるだけシートを直接さわらず、動くものはなるだけフォームでする
というコンセプトでもあります。
これを、テンプレ送付状シートに関連付ける（テンプレ送付状シートでフォームを作成すれば自動的）。
5 具体的な流れ
・住所録に住所等が入っている場合には、FAXフォームだけに入力すればよいということになります。
FAXフォームの項目に、住所録と一致したIDを入れます（ここが今回のキモ）。
・住所録に住所等が入っていない場合には、先に住所録フォームを用いて、必要な項目を入れます。
そこで付与されたIDを用いて、FAXフォームに入力をします。
6 テンプレ送付状シート
6.1 めげそうですが、もう少しです。
実は、これがかなり面倒です。Excelで書面を作る感覚です。少しづつ不具合（印刷の調整等）を直しながら試行錯誤します。
スクリーンショットで１つずつ説明を加えます。
6.2 １つずつの説明
6.2.1 3A：
ＩＤ入力するところ。
ここに数字を入れると全てが変わるようにします。
住所録と同じＩＤを用いることで、「3A」の数字が、住所録からのvlookupとフォーム回答からのvlookupに同時に作用するということになります。
6.2.2 2D:
送付枚数の合計数が入っています。ここは、特に関数を入れていません、
6.2.3 2A:
ここは、「=today()」関数で本日の日付が入ります。
Googleスプレッドシートは、元号が入らないのが、少し不満な点ではあります。
6.2.4 6D:
ここは関数（if,vlookup関数）が入っています。if関数で空白の場合には空白、FAX番号が入っていればFAX番号を入れるもので、住所録から引っ張ってきたデータです。
6.2.5 8B:
郵便番号のマーク「〒」は固定です。住所がない場合でも、それほど違和感はないので「郵便番号」が空白でも残っています。
この送付先項目は、すべて、住所録からvlookup関数を用いて引っ張っています。
（12Gも）
6.2.6 19D、20D,21D,22D:
これは、フォーム回答シートから引っ張っています。送付書類です。
大体は、４つぐらいあれば足ります。もっと増やす場合には、枠を増やします。
6.2.7 19E,20E,21E,22E:
これもフォーム回答シートから引っ張っています。枚数です。
6.2.8 17L:
これは、sum関数で合計をしています。合計枚数はあったほうがいいですね。FAX送付状は、単に礼儀の問題だけではなく、何を何枚送ったかを記録しておくことにもあります。
ちなみに、15行にある項目は、固定です、印刷してから、チェックするというアナログの方式が一番はやいです。なんでもデジタル化すればよいというものでもないとおもいます。
6.2.9 28,29,30以下:
この28のところだけが、フォーム回答シートからの取り込みです。
後のは、固定です。
テンプレには、下の方に受領書も入っています。
受領書が要らないときは、印刷するときに範囲指定外におけば出力されません。
7 最終調整、書式の整え
見栄えからすれば、ここが一番むずかしい（私も試行錯誤中）
とりあえず、できました！
これで、先ほどの3AにＩＤの数字を入れるだけで、入力したもの、住所録から引っ張ってきたデータが反映されます。
後は、印刷して職印を押して完成です。
……………………………………………………追記予定
